河南工業(yè)貿易職業(yè)學院

學生檔案管理辦法

    第一章 總 則

    第一條 學生檔案管理工作是做好畢業(yè)生工作的重要工作之一，是畢業(yè)生管理工作的重要組成部分。為了進一步加強畢業(yè)生檔案管理工作，提高檔案管理水平，根據有關管理規(guī)定，結合學校實際，制定本辦法。

    第二條 畢業(yè)生檔案實行集中統一管理的原則，確保檔案的完整、準確、系統，以便有效地開發(fā)利用。

    第三條 各個單位對畢業(yè)生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實責任、嚴格程序，做好該項工作。

    第二章 畢業(yè)生檔案材料的整理歸檔

    第四條 歸檔范圍：入學檔案材料（高中材料、高考材料）；組織材料（團組織材料、黨組織材料）；學籍材料、學年鑒定材料、畢業(yè)鑒定材料、獎懲材料、體檢材料等。

    第五條 各系部及有關處室要及時整理有關檔案材料，對畢業(yè)生檔案進行認真清理，仔細核對檔案材料，認真登記每份檔案的材料清單，做到帳物相符，避免錯漏現象發(fā)生。

    第六條 嚴禁非檔案管理人員和學生參與檔案材料的整理工作。

    第七條 破損檔案要及時向領導匯報，查明原因，及時處理。

    第三章 畢業(yè)生檔案的交接和轉遞

    第八條 各系部及有關處室應按照學校就業(yè)工作的總體部署，按時將整理后的畢業(yè)生檔案送交院學生擋案室，附《學生檔案登記表》一式兩份，有特殊情況的檔案應另附說明材料。

    第九條 學校就業(yè)部門檔案管理人員接收各系部畢業(yè)生檔案時，應對所送檔案認真核查，經確認無誤后，交接雙方在《學生檔案登記表》上簽字，并將《學生檔案登記表》存檔造冊備查。

    第十條 就業(yè)部門檔案管理人員對各系送交檔案及時進行分類整理，在規(guī)定時間內通過郵政機要、派人送達等方式將畢業(yè)生檔案轉遞至畢業(yè)生就業(yè)單位；特殊情況如畢業(yè)生就業(yè)單位人事部門專人索取，在查驗單位調檔信函及來人證件后，方可辦理檔案領取手續(xù)。

第十一條 檔案發(fā)、送、取等情況，學校就業(yè)部門檔案管理人員應填寫《畢業(yè)生檔案調出登記表》一式三份，其中檔案接收單位保存一份，學校就業(yè)主管部門保存兩份，學校要將存根和有收件人簽字的《畢業(yè)生檔案調出登記表》分類存檔，以備核查。

    第四章 畢業(yè)生檔案的管理

    第十二條 暫時保存在學校的畢業(yè)生檔案由畢業(yè)生就業(yè)主管部門指定專人負責管理，學校要設置專用的畢業(yè)生檔案庫房，配備專用的檔案柜。

    第十三條 檔案庫房及檔案柜要整潔衛(wèi)生，并具有防盜、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等功能。

    第十四條 檔案庫房嚴禁吸煙，不得放置易燃、易爆等危險品以及對檔案管理不利的其它物品。

    第十五條 檔案管理人員要定期對庫藏檔案進行全面檢查和核對工作，做到帳物相符。有特殊情況要隨時向領導匯報，查明原因，及時處理。

    第五章 畢業(yè)生檔案的利用

    第十六條 畢業(yè)生檔案作為機要文件保存，原則上不對外查閱、不外借。

    第十七條 如用人單位需調閱畢業(yè)生檔案，須持單位介紹信，經檔案管理人員同意、填寫檔案查閱登記表后，方可調閱。

    第十八條 學校就業(yè)部門檔案管理人員負責將各系部畢業(yè)生檔案信息分類錄入電腦，并及時進行動態(tài)維護。

 河南工業(yè)貿易職業(yè)學院